控制為了更好更有效地控制采購成本、提高采購效率，必須對采購工作進行控制，應(yīng)建立材料采購的計劃、采購、人庫、會計結(jié)算等業(yè)務(wù)規(guī)程，界定各部門在材料采購過程中的主要任務(wù)及工作程序；同時，創(chuàng)新采購方式，規(guī)避傳統(tǒng)采購方式中的弊端也十分必要。

　　一、優(yōu)化采購業(yè)務(wù)流程以控制成本

　　1、生產(chǎn)計劃部門編制材料采購計劃

　　材料采購計劃是企業(yè)根據(jù)生產(chǎn)計劃編制的，為保證企業(yè)計劃期內(nèi)生產(chǎn)所需各種材料的種類，規(guī)格和數(shù)量而確定的文件。

　　企業(yè)在進行材料采購前應(yīng)編制詳細的材料采購計劃。采購計劃的編制一般包括如下環(huán)節(jié)，首先是計劃部門設(shè)計出“材料采購計劃表”。交由各用料部門填寫，在規(guī)定的時間里由各部門交回計劃部門，然后由計劃部門對各部門交來的“材料采購計劃”進行審核，并據(jù)以進行匯總，作為企業(yè)材料的采購計劃。如果某種材料企業(yè)已有一定數(shù)量的儲存，則應(yīng)考慮企業(yè)已有的庫存數(shù)量，由材料的保管人員提出具體的再采購數(shù)量。

　　2、采購部門與供貨單位確定材料的采購價格

　　采購價格的確定是材料采購成本控制的核心，應(yīng)針對不同的材料采用不同的方式加以確定。對于以前采購過的材料若再次向原單位采購，如果價格沒有發(fā)生變化，則應(yīng)以上次成交價作為基礎(chǔ)如果價格發(fā)生變化。則應(yīng)根據(jù)市場價格的變動情況，確定雙方都能接受的價格。對于以前從未采購過的材料，則可采取詢價，測算等方法，確定材料的采購價格。

　　3、倉庫管理部門對入庫的材料進行質(zhì)量數(shù)量檢查

　　實行全面質(zhì)量管理的企業(yè)都具有較完善的質(zhì)量檢驗系統(tǒng)，該系統(tǒng)除了要對企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品進行質(zhì)量檢驗外，還具有完善的外購材料質(zhì)量檢驗體系。只有符合質(zhì)量標準的材料才能驗收人庫，對于有質(zhì)量問題的材料應(yīng)出具驗收數(shù)據(jù)等證明材料，以向供貨單位索賠。

　　購入的材料除了要進行質(zhì)量檢驗外，還應(yīng)檢查其數(shù)量是否與入庫單相符。有些<優(yōu)麥電子商務(wù)論文>材料是可以進行準確的計量，有些材料則很難進行準確的計量，如煤炭、鋼材等。對于可以準確計量出數(shù)量的外購材料應(yīng)采用相應(yīng)的方法計量其具體的數(shù)量；對于不能準確計量出數(shù)量的材料，也應(yīng)采用一定的方法，如估計，測量等方法，看其與實際數(shù)量是否有較大的差異。

　　4、會計部門采取積極付款政策降低成本

　　會計部門應(yīng)與企業(yè)的在關(guān)部門密切配合，制定出積極地付款辦法，特別是要建立起對存貨的收入、發(fā)出和結(jié)存的核算制度；同時，還應(yīng)建立應(yīng)付賬款及預(yù)付款項的核算和管理辦法等，并注意把握付款時機。

　　(1)、通過付款條款的選擇降低采購成本

　　如果企業(yè)資金充裕，或者銀行利率較低，可采用現(xiàn)金交易或貨到付款的方式，這樣往往能帶來價格折扣。此外，對于進口材料外匯幣種的選擇和匯串走趨也是要格外注意的。

　　(2)、把握價格變動的時機

　　價格會經(jīng)常隨著季節(jié)，市場供應(yīng)情況而變動。因此，采購人員應(yīng)注意價格變動的規(guī)律，把握好采購時機。如果采購部門能把握好時機和采購數(shù)量，會給企業(yè)帶來很大的經(jīng)濟效益。一個企業(yè)的采購管理要達到一定水平，應(yīng)充分注意對采購市場的調(diào)查和信息的收集、整理，只有這樣，才能充分了解市場的狀況和價格的走勢，使自己處于有利地位。如有條件，企業(yè)可設(shè)專人從事這方面的工作，定期作出調(diào)研報告。

　　二、創(chuàng)新采購業(yè)務(wù)進行方式以控制成本

　　這里講的創(chuàng)新采購方式主要是指采用電子采購系統(tǒng)來降低采購成本。電子采購是應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的一種采購方式，是企業(yè)實現(xiàn)電子商務(wù)的重要環(huán)節(jié)。

　　1、實施電子商務(wù)采購的三種途徑

　　企業(yè)通過電子采購，使得生產(chǎn)可獲得持續(xù)的原材料供應(yīng)和原材料質(zhì)量保障，有利于企業(yè)的生產(chǎn)與管理。大致途徑有三種：第一，企業(yè)可在網(wǎng)站上發(fā)布有關(guān)采購信息，聯(lián)系企業(yè)主要供應(yīng)商上網(wǎng)注冊并進行網(wǎng)上交易。第二，企業(yè)采購人員可在網(wǎng)絡(luò)上搜索其它供應(yīng)商網(wǎng)址，主動與其聯(lián)系。進行有效溝通，洽談采購業(yè)務(wù)。第三，可以通過第三方電子商務(wù)網(wǎng)站平臺進行采購，如掏寶，阿里巴巴等。

　　2、實施電子采購必須更新原有采購觀念加強企業(yè)管理

　　實施電子商務(wù)采購有優(yōu)勢但也有一定的風險，但是很多成功的事實告訴我們只要加強管理是可以成功采購的。要加強管理首先要求企業(yè)員工更新觀念，電子商務(wù)采購師具有一定的科學性與合理性的，要看到電子商務(wù)采購的優(yōu)勢和未來，電子商務(wù)采購以其方便、高效的特點已經(jīng)贏得了廣泛的市場，再未來必將是一種重要的采購方式。認識到電子商務(wù)采購的重要性與合理性之后就要根據(jù)采購的實際加強管理，其中最重要的是電子采購質(zhì)量管理和付款管理。關(guān)于質(zhì)量管理可以再確定采購意向之后向被采購單位做出具體的采購質(zhì)量要求，并在驗貨時候強質(zhì)量數(shù)量審核。付款管理是重中之重，一定要慎重付款，一旦采購商品有質(zhì)量數(shù)量的問題立即停止付繳。付款前要再三對采購商品進行檢查和審核，付款也要分配分期進行。當然這只是管理的一個思路，具體的對策可以根據(jù)實際需要而改進。

　　3、企業(yè)實施電子采購必須加快企業(yè)信息化的建設(shè)速度

　　在企業(yè)內(nèi)部各部門實現(xiàn)信息處理、存儲微機化。建立公用知識庫，構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，同時健全公用知識庫信息的收集、加工和更新機制。使知識庫的內(nèi)容，深度、風格與企業(yè)發(fā)展目標相一致，適時為企業(yè)生產(chǎn)活動和經(jīng)營管理決策服務(wù)。建立企業(yè)知識庫所涉及到的主要包括產(chǎn)品的技術(shù)信息，制造的工藝方法、項目的研究報告，企業(yè)的供應(yīng)商的信息、市場需求信息、宏觀經(jīng)濟政策，技術(shù)發(fā)展動態(tài)、競爭對手情況以及國內(nèi)外企業(yè)可供借鑒的營銷策略等。

　　數(shù)據(jù)庫的信息集成，要求集中協(xié)調(diào)相關(guān)企業(yè)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，包括訂貨預(yù)測、庫存狀態(tài)、缺貨情況，生產(chǎn)計劃、運輸安排、在途物資等數(shù)據(jù)。為便于管理人員迅速，準確地獲得各種信息，應(yīng)該充分利用電子技術(shù)手段實現(xiàn)分布數(shù)據(jù)庫信息集成，使得訂單由電子接收與發(fā)送，便于共享庫存信息、批量跟蹤等重要信息。通過電子采購可以降低采購中的管理成本，縮短采購周期，使原材料成本維持在一個較低水平。